Einführung von digitalen Fahrtenbücher (Organisatorisches & Management & Anerkennung von Fahrtenbüchern)

Gründe für die Einführung digitaler Fahrtenbücher

Die gängige bisherige Praxis in vielen Unternehmen schaute so aus, dass Papierfahrtenbücher oft mit sehr vielen Problemen einher gingen. Der Aufwand für die Fahrer war groß, die Genauigkeit ließ oft zu wünschen übrig und die Aufzeichnungen waren lückenhaft. In letzter Zeit wurde die Verpflichtung zur Fahrtenbuchführung auf viele leichte Nutzfahrzeuge und insbesondere auf Poolfahrzeuge und Firmenfahrzeugen, die nicht einem fixen Fahrer zugeordnet sind, ausgeweitet. Die Folge waren unliebsame Prüfungsergebnisse für viele Fahrzeuge und große Flotten.

Rechtliche Grundlagen für Fahrtenbücher (Österreich)

Ein Fahrtenbuch ist gemäß § 2 KmGV i.V.m. §§ 131 f BAO sowie der Verwaltungspraxis (EStR 2000, insb. Rz 1615) und der höchstgerichtlichen Judikatur lückenlos, zeitnah und fortlaufend in geschlossener Form zu führen. Die Kilometergeldverordnung (KmGV, Fassung vom 22.01.2025) beschreibt die Anforderungen an ein Fahrtenbuch:

Für digital (elektronisch) erstellte Fahrtenbücher gilt weiters, dass Änderungen mit einem Revisionsvermerk („manipulationssicher“) dokumentiert werden müssen.

Im Zuge von Lenkererhebungen und Strafverfahren können Behörden vom Zulassungsinhaber gemäß § 103 Abs. 2 KFG Auskünfte darüber verlangen, wer ein bestimmtes Kfz zu einem bestimmten Zeitpunkt gelenkt hat. Daraus kann - unabhängig von steuerlichen Gründen - eine Verpflichtung zur Fahrtenbuchführung entstehen.

Fahrtenbuchführung mit der GPS Fleet Software

Mit der GPS Fleet Software erstellte digitale/elektronische Fahrtenbücher erfüllen bei ordnungsgemäßer Verwendung alle Anforderungen an eine steuerlich anerkannte Fahrtenbuchführung gemäß den Vorgaben der österreichischen Finanzverwaltung (Fahrtenbuch-Muster auf Anfrage).

• Das Fahrtenbuch wird lückenlos, zeitnah und fortlaufend geführt und enthält

  • Kennzeichen des benutzen Fahrzeugs, Datum, Abfahrts- und Ankunftszeiten

  • Start- und Endadresse jeder Fahrt, Anfangs- und Endkilometerstand

  • Anzahl der privaten oder beruflich gefahrenen Kilometer jeder Fahrt

  • Kommentarfunktion für Zweck beruflicher Fahrten oder Zuordnung aufgesuchter Kunden/Lieferanten

  • Fahrer

• Die Aufzeichnungen aller Daten zur Fahrt werden zeitnah und fortlaufend vorgenommen.

• Bei Privatfahrten sind Start- und Endadressen aus Datenschutzgründen DSGVO-konform ausblendbar.

• Zur Verhinderung von Manipulationen sind nachträgliche Änderungen und Ergänzungen mit einem Revisionsvermerk (Zeitstempel und Benutzer) nachvollziehbar dokumentiert.

Telematik als Basis für das digitale Fahrtenbuch

Die Fahrtenbucheinträge basieren auf Bewegungsdaten, die von Telematikgeräten im Fahrzeug übertragen werden. Die aufgezeichneten Bewegungsdaten werden mit Fahrerdaten kombiniert.

• GPS Ortung ist ein wesentliches Element für die Erkennung von Zeiten und Adressen im Fahrtenbuch.

• Gefahrene Distanzen werden meist mittels GPS Distanzen berechnet, bei moderner Telematik erfolgt auch ein Kalibrierung mit der Kilometerstände mit dem Fahrzeug-Tacho (abhängig von Telematik und KFZ).

• Die Fahrerzuordnung, Art der Fahrt und Kommentare sind abhängig von der eingesetzten Telematiklösung und erfordern das Mitwirken der Fahrer durch Verwendung von Fahrer-Chips, Schalten des Privatschalters oder Kommentieren über Software-Funktionen (am Smartphone).

Mitwirkungspflichten des Anwenders

Es gelten die jeweils aktuellen Benutzer- und Einbauanleitungen in unserer Online-Hilfe:

• fachgerechter Einsatz/Einbau der Telematik in den Firmenfahrzeugen (Kilometerstände, Fahrer-Erkennung, Privatmodus)

• Information der Fahrer über die Fahrererkennung, die Umschaltung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten sowie das verpflichtende Kommentieren von dienstlichen Fahrten

• Regelmäßige Kontrolle der Fahrtenbücher durch den Dienstgeber

• In Ausnahmefällen nachträglicher Änderungen von privaten auf dienstliche Fahrten muss vom Anwender die Adressen und Zweck der Fahrt manuell nachgetragen werden.

• Regelmäßiger Download und Archivierung der PDF-Fahrtenbücher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in der Regel 7 Jahre)

Aspekte bei der Einführung von digitalen Fahrtenbüchern (Telematik)

Bei der Einführung von digitalen Fahrtenbüchern müssen verschiedene Interessen in Einklang gebracht werden, wobei es natürlich abhängig vom Unternehmen und der Fuhrparkleitung unterschiedliche Schwerpunkte gibt
(„es gibt nicht die eine Lösung, die für alle passt“):

• Technische Machbarkeit: abhängig von der eingesetzten Fahrzeugflotte, der Nutzungsdauer, den Standorten (zentral oder dezentral) muss eine passende Lösung zum Festeinbau oder zum Anstecken im Fahrzeug umgesetzt werden)

• Datenschutz: eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat/Dienstnehmern ist empfehlenswert, um Umfang des Schutzes der Privatsphäre der Dienstnehmer während der Dienstzeit und in der Freizeit zu regeln.

• Wirtschaftlichkeit & Sicherheit: die Lösung soll möglichst sicher & wirtschaftlich im Betrieb sein und in der Weiterentwicklung flexibel sein.

Betrieb digitaler Fahrtenbücher

Im Vergleich zu Papierfahrtenbüchern bringen digitale Fahrtenbücher erhebliche wirtschaftliche Vorteile, weil die Fahrtenbucheinträge automatisiert auf Basis der Telematikgeräte in Fahrzeugen erstellt werden. Viele bisherige Probleme bei der Fahrtenbuchführung über einen Großteil der Fahrzeugflotte und die gesamte Kilometerleistung gehören damit der Vergangenheit an.

Wie aber bei allen Formen der Digitalisierung können aber auch hier Störungen auftreten, vor allem deshalb, weil das digitale Fahrtenbuch für verschiedenste Fahrzeugmodelle und mit verschiedensten Kombinationen (mit/ohne Fahrererkennung, Selbsteinbau…) eingesetzt wird. Neben dem Fahrzeug spielt der Faktor Mensch eine Rolle…

• Schulung & Information: Die Lenker müssen Bescheid wissen, wie das digitale Fahrtenbuch genau zu verwenden ist, wie die Fahrererkennung funktioniert und wie Privatfahrten gehandhabt werden sollen.

• Fehler & Manipulation: Man kennt es auch von anderen Digitalisierungsprojekten (elektronische Rechnungen, digitale Fahrtenschreiber,…): trotz guter Schulung und trotz großem Aufwand kann es aufgrund abweichender Interessen zu fehlerhafter Verwendung oder Manipulation kommen und daher sind Kontrollen notwendig.

• Know-How & Support: Im Betrieb ist also das Know-How der Mitarbeiter im Fuhrparkverwaltung wichtig, die durch unseren Support unterstütz werden.

Mögliche Fehlerquellen bei der Verwendung digitaler Fahrtenbücher

Die folgende Liste von möglichen Fehler bei der Verwendung im Betrieb ist aus unserer Erfahrung sehr stark abhängig vom einzelnen Unternehmen, aber es sollten sich die Einzelfälle immer im niedrigen einstelligen Prozentbereich bewegen.

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Als Anbieter möchten wir mit dieser Zusammenstellung den Anwendern und Fuhrparkleitern wichtige Erfahrungswerte mitgeben. Die Erfahrung aus vielen Kundenprojekten zeigt, dass die Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer und Fahrtenbücher im Normalbetrieb funktionieren, aber wie man es von Fahrzeugflotten kennt, kann es auch hier zu Einzelfällen und Problemen mit einzelnen Fahrern oder Fahrzeugen kommen.

Mögliche Anwender-Fehler (Beispiele)

Mögliche technische Störungen

Häufige Fragen bei der Prüfung von Firmenfahrzeugen und Fahrtenbüchern

In letzter Zeit häufen sich die Rückmeldung, dass bei Finanzprüfungen im Fuhrpark beim Fehlen von Fahrtenbüchern oder bei unvollständig geführten manuellen Fahrtenbüchern sehr genau geprüft wird. Es kann vorkommen, dass die Zeitaufzeichnungen, Radarstrafen, Werkstatt-Rechnungen, Pickerl-Überprüfungen und sogar Fotos von geparkten Firmenfahrzeugen herangezogen und mit dem Fahrtenbuch verglichen. Fahrzeuge, die nicht einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet sind (“Poolfahrzeuge”), werden sehr genau auf eine mögliche Privatnutzung geprüft.