Diese Anleitung erklärt die Funktionen des Buchungs-Moduls.
📘 Buchungen durchführen
Personen/Fahrer oder Fuhrparkmananager können Buchungen durchführen.
Bei jeder Buchung muss ein Fahrtziel (Ort, Adresse, Geofence) eingegeben werden.
wenn die Option Fahrzeugauswahl aktiviert ist:
Funktion | Details |
|---|---|
Flexibilitätsoptionen >> Ladezeit/Bufferzeit nach Rückgabe ignorieren | Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann das zurückgegebene Fahrzeug gebucht werden, sobald die Buchung abgeschlossen ist. |
Der Fahrer und der Buchungsstandort-Manager erhalten eine Buchungsbestätigung per Mail.
📘 Voraussetzungen für Fahrer/Personen
Damit Fahrer die Buchungsfunktionen nutzen können, benötigen sie:
Fahrer User mit Login und Passwort
E-Mail und Mobiltelefonnummer
Buchung:
Buchungsfunktion (Schlüsseltresor) AN
Buchung Fahrzeug Auswahl: mit dieser Option kann sich der Mitarbeiter ein freies Fahrzeug aussuchen (ohne diese Option wird im das geeignetste Fahrzeug zugewiesen)
📘 Optionen für Buchungs-Manager
Die Buchungsstatistiken werden im Menü “Buchungen >> Dashboard” angezeigt
Systemweite Einstellungen für die Buchungsfunktion
Funktion | Details |
|---|---|
Ergebnisliste anzeigen | Soll bei jeder Buchung der Anfragende ein Fahrzeug aus der Liste der mögliche auswählen können oder soll die Auswahl automatisch erfolgen? Die Ergebnisliste kann für einzelne Benutzer mit höheren Rechten eingeblendet werden |
Führerscheinüberprüfung bei Buchung | Anzeigen der Abfrage, ob der Führerschein noch gültig ist |
Schlüsseltresor | Netzwerk-Adresse des Schlüsselkastens |
Buchungsdaten Aufbewahrung | Ältere Buchungen werden automatisch gelöscht |
Nicht gestartete Buchungen löschen | Nach x Minuten können nicht angetretene Buchungen gelöscht werden, um das Fahrzeug wieder verfügbar zu haben |
Buchung als Fahreranmeldung verwenden | Im Fall einer falschen Fahrererkennung (RFID Karte ohne korrekten Namen oder automatisch angelegter Fahrer), wenn eine aktive Buchung für dieses Fahrzeug vorhanden ist (im Status "Laufend"), wird der Fahrer aus der Buchung in das Fahrtenbuch eingetragen. |
Verspätete Abholung Bufferzeit [Min] | Nach x Minuten erhält die Buchung den Status "Verspätete Abholung". |
Buchungsstationen verwalten
Einstellungen für den Standort der Poolfahrzeuge für den Schlüsseltresor
Funktion | Details |
|---|---|
von - bis Zeit | Buchungen und Schlüsselabholungen sind nur innerhalb dieser Öffnungszeiten möglich |
Schlüsseltresor | Einstellungen für die Positionen im Schlüsselkasten, die von der Software verwaltet werden |
Buchungsstandort-Manager
Jeder Buchungsstation kann ein oder mehrere Manager zugeordnet werden
Buchbare Fahrzeuge verwalten
Zum Auswählen und Einstellen, welche Fahrzeuge als Poolfahrzeuge gebucht werden können, muss man Checkbox “Nur buchbare Fahrzeuge” auschecken:
Buchbares Fahrzeug editieren
Schlüssel aus dem Schlüsseltresor zuweisen:
Funktion | Details |
|---|---|
Buchungstyp | Auswahl der Kategorie |
Ladezeit/Bufferzeit | Zeitraum (in Minuten), der zwischen 2 Buchungen vergehen muss, bevor das Fahrzeug für eine erneute Buchung bereitsteht. Diese Einstellung ist z.B. für Elektro-Fahrzeuge für das Nachladen relevant. |
Buchungspriorität (0 bis 10) | Fahrzeuge mit der höchsten Buchungspriorität (10 = maximal) werden zuerst gebucht. Fahrzeuge mit 0 werden NICHT im Buchungsprozess angezeigt. |
Buchungsstation | Wo das Fahrzeug abgestellt ist |
Schlüsseltresor-Zuweisung | Zugeordnete Position im Schlüsselkasten Hier ist der Schlüssel zu konfigurieren anzubringen Die Zuordnung kann geändert werden |
Buchbares Fahrzeug entfernen
Um ein Fahrzeug von der Liste der buchbaren Poolfahrzeuge zu entfernen, muss die Buchungspriorität auf 0 gesetzt werden (oder Funktion "als buchbares Fahrzeug entfernen).
Die aktuelle Position des Schlüssels wird im Menü “Buchungen >> Schlüsseltresor” angezeigt
Buchung ändern
Der Manager kann das Fahrzeug sowie die Start- und Endzeit der Buchung ändern. Sobald die Buchung gestartet ist, kann nur noch die Endzeit der Buchung geändert werden.
Keycafe Schlüsseltresor
Schlüsselabholung/hinterlegung
Alle in der Software erstellten/geänderten Buchungsdaten werden automatisch an Keycafe Schlüsseltresor gesendet. Beim Anlegen einer Buchung erhält der Fahrer per E-Mail einen Code von der Keycafe Schlüsseltresor, der beim Abholen des Schlüssels eingegeben werden muss.
Der Code ist erst ab dem Zeitpunkt des Buchungsbeginns gültig.
Sobald der Schlüssel aus der Box entnommen wird, startet die Buchung im System automatisch. Bei Rückgabe des Schlüssels wird die Buchung im System automatisch beendet.
Der Schlüssel mit diesem Code kann nicht mehr aus der Box entnommen werden.
Keycafe Admin-Schlüssel
Bei der Auslieferung des Keycafe-Schlüsseltresors erhält der Kunde einen Administratorschlüssel. Mit diesem kann man ohne Code Schlüssel abholen oder hinterlegen.
Die Verwendung von Administratorschlüssel wird im Buchungsmodul der Software nicht berücksichtigt und kann nur in Notfällen eingesetzt werden.
Falls erforderlich, können Sie den Administratorschlüssel wie folgt verwenden:
auf dem Bildschirm des Boxes “Schlüsselabholung” oder “Schlüsselhinterlegung” drucken
den Administratorschlüssel scannen
den gewünschte Schlüssel wählen
Keycafe Fehlerbehebung
Offline Codes
Bei der Auslieferung des Keycafe-Schlüsseltresor erhält der Kunde Offline-Codes: 5 Codes für alle Behälter Öffnen auf 5 Codes für jeden einzelnen Behälter Öffnen.
Die Verwendung von Offline-Codes wird im Buchungsmodul der Software nicht berücksichtigt und kann nur in Notfällen eingesetzt werden.
Falls erforderlich, können Sie den Offline-Code wie folgt verwenden:
auf dem Bildschirm des Boxes “Hilfe & Mehr” > “Gerätestatus” > “Fehlerbehebung” drucken
Offline-Code für alle oder einen Behälter eingeben:
Netzwerk Fehler im Schlüsselkasten
Die Netzwerkfehlern im Schlüsselkasten können zu den Fehlern bei der Schlüsselabholung oder Schlüsselhinterlegung führen. In diesem Fall empfehlen wir, den Schlüsselkasten durch Drücken und Halten der Aus-Taste neu zu starten:
Flinkey Box
Flinkey-Box zuweisen
Um einem Fahrzeug eine Flinkey-Box zuzuweisen, wählen Sie Buchungsmenü > Buchbare Fahrzeuge verwalten, klicken Sie auf Fahrzeug bearbeiten:
Wenn eine Box bereits einem Fahrzeug zugewiesen wurde, müssen Sie zunächst dieses Fahrzeug bearbeiten, um die zugewiesene Box im Reiter Flinkey durch Klicken auf Löschen und Speichern zurückzusetzen. Wählen Sie dann ein neues Fahrzeug aus und geben Sie die 8-stellige Box-ID in der Gerätesuche auf der Reiter Flinkey ein:
Permanenten Zugriff auf Fahrzeuge
Damit Fahrzeuge mit Flinkey-Boxen für einen Fahrer verfügbar sind, muss der Fahrer eine E-Mail-Adresse, das Tag #Flinkey und das Kontrollkästchen „Sieht alle Fahrzeuge“ haben oder ein erlaubter Fahrer für dieses Fahrzeug sein. Fahrer mit Zugang zu Flinkey-Boxen werden alle 15 Minuten aktualisiert.
Der neue Fahrer erhält eine E-Mail mit Anmeldeinformationen für die App. Der Fahrer hat dann permanenten Zugang zum Fahrzeug.
Um den Zugang zu einem Fahrzeug zu sperren, muss der Fahrer aus der Liste der erlaubten Fahrer des Fahrzeugs entfernt oder das Kontrollkästchen „Sieht alle Fahrzeuge“ deaktiviert werden.
Flinkey App
Um auf das Auto zuzugreifen, müssen Sie die Flinkey-App installieren: Google Play Store, Apple Store.
Bei dem Permanenten Zugriff: sobald der Fahrer im GFS synchronisiert wurde, erhält der Fahrer die Anmeldedaten für die App per E-Mail.
Bei der befristete Reservierung: sobald die Buchung erstellt wurde, erhält der Fahrer die Anmeldedaten für die App mit der Buchungsbestätigung per E-Mail.
Wenn der Fahrer bereits registriert ist, kann er sich mit den bestehenden Registrierungsdaten in der App anmelden.
Nach der Anmeldung in der App werden die verfügbaren Fahrzeuge in der Liste angezeigt:
Bei der Rückgabe des Fahrzeugs müssen Sie es zunächst über die Flinkey-App sperren und dann die Buchung manuell im GFS beenden.
Die Buchung wird nicht automatisch beendet, um zu vermeiden, dass das Fahrzeug während der Nutzung gesperrt wird, wenn die Buchungszeit abgelaufen ist, oder dass die Buchung unbeabsichtigt beendet wird, wenn das Fahrzeug während der Buchung über Flinkey-App gesperrt wird.
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