Buchungs-Modul für Anwender & Admins (carpanion Poolcar-Reservierung, optional)

Diese Anleitung erklärt die Funktionen des Buchungs-Moduls.

Buchungen durchführen

Personen/Fahrer oder Fuhrparkmananager können Buchungen durchführen.

Bei jeder Buchung muss ein Fahrtziel (Ort, Adresse, Geofence) eingegeben werden.

Open

Wenn die Fahrzeugauswahl aktiviert ist, werden die Fahrzeuge in der folgenden Reihenfolge angezeigt:

• Zuerst elektrische Fahrzeuge, wenn die realistische Reichweite (angesichts des Akkustands) für die angegebene Strecke reicht, dann andere Fahrzeugtypen (Konfigurierbar: Buchungstyp, default true);

• Zuerst hohe Buchungspriorität, dann niedrige;

• Zuerst niedriger KM-Stand, dann hohe (Konfigurierbar Account).

Open

Der Fahrer und der Buchungsstandort-Manager erhalten eine Buchungsbestätigung per Mail.

Voraussetzungen für Fahrer/Personen

Damit Fahrer die Buchungsfunktionen nutzen können, benötigen sie:

• Fahrer User mit Login und Passwort

• E-Mail und Mobiltelefonnummer 

• Buchung:

  • Buchungsfunktion (Schlüsseltresor) AN

  • Buchung Fahrzeug Auswahl: mit dieser Option kann sich der Mitarbeiter ein freies Fahrzeug aussuchen (ohne diese Option wird im das geeignetste Fahrzeug zugewiesen)

Optionen für Buchungs-Manager

Die Buchungsstatistiken werden im Menü “Buchungen >> Dashboard” angezeigt

Systemweite Einstellungen für die Buchungsfunktion

Buchungsstationen verwalten

Einstellungen für den Standort der Poolfahrzeuge für den Schlüsseltresor

Buchungsstandort-Manager

Jeder Buchungsstation kann ein oder mehrere Manager zugeordnet werden

Buchbare Fahrzeuge verwalten

Zum Auswählen und Einstellen, welche Fahrzeuge als Poolfahrzeuge gebucht werden können, muss man Checkbox “Nur buchbare Fahrzeuge” auschecken:

Buchbares Fahrzeug editieren

Schlüssel aus dem Schlüsseltresor zuweisen:

Buchbares Fahrzeug entfernen

Um ein Fahrzeug von der Liste der buchbaren Poolfahrzeuge zu entfernen, muss die Buchungspriorität auf 0 gesetzt werden (oder Funktion "als buchbares Fahrzeug entfernen).

Die aktuelle Position des Schlüssels wird im Menü “Buchungen >> Schlüsseltresor” angezeigt

Buchung ändern

Der Manager kann das Fahrzeug sowie die Start- und Endzeit der Buchung ändern. Sobald die Buchung gestartet ist, kann nur noch die Endzeit der Buchung geändert werden.

Keycafe Schlüsseltresor

Schlüsselabholung/hinterlegung

Alle in der Software erstellten/geänderten Buchungsdaten werden automatisch an Keycafe Schlüsseltresor gesendet. Beim Anlegen einer Buchung erhält der Fahrer per E-Mail einen Code von der Keycafe Schlüsseltresor, der beim Abholen des Schlüssels eingegeben werden muss.

Sobald der Schlüssel aus der Box entnommen wird, startet die Buchung im System automatisch. Bei Rückgabe des Schlüssels (mit gleichem Code) wird die Buchung im System automatisch beendet.

Keycafe Admin-Schlüssel

Bei der Auslieferung des Keycafe-Schlüsseltresors erhält der Kunde 2 Administratorschlüssel. Mit diesen kann man ohne Code bzw. ohne Buchung Schlüssel abholen oder hinterlegen.

Falls erforderlich, können Sie den Administratorschlüssel wie folgt verwenden:

• auf dem Bildschirm des Boxes “Schlüsselabholung” oder “Schlüsselhinterlegung” drucken

• den Administratorschlüssel scannen

• den gewünschte Schlüssel wählen

Keycafe Fehlerbehebung

Es gibt 2 mögliche Fälle:

1. Bei der Abholung wurde der Schlüssel im Behälter gelassen und zufällig geschlossen. Man kann den Behälter mit dem Offline Code öffnen und den Schlüssel abholen;

2. Bei der Rückgabe wurde der Schlüssel nicht zurückgelegt - Man kann den Behälter mit dem Offline Code öffnen und den Schlüssel hinterlegen;

Offline Codes

Bei der Auslieferung des Keycafe-Schlüsseltresor erhält der Kunde Offline-Codes: 5 Codes für alle Behälter Öffnen auf 5 Codes für jeden einzelnen Behälter Öffnen.

Falls erforderlich, können Sie den Offline-Code wie folgt verwenden:

• auf dem Bildschirm des Boxes “Hilfe & Mehr” > “Gerätestatus” > “Fehlerbehebung” drucken

• Offline-Code für alle oder einen Behälter eingeben:

Netzwerk Fehler im Schlüsselkasten

Die Netzwerkfehlern im Schlüsselkasten können zu den Fehlern bei der Schlüsselabholung oder Schlüsselhinterlegung führen. In diesem Fall empfehlen wir, den Schlüsselkasten durch 3 Mal schnell Drücken der Aus-Taste neu zu starten:

Flinkey Box

Flinkey-Box zuweisen

Um einem Fahrzeug eine Flinkey-Box zuzuweisen, wählen Sie Buchungsmenü > Buchbare Fahrzeuge verwalten, klicken Sie auf Fahrzeug bearbeiten:

Flinkey Box Name umbenennen oder anderem Fahrzeug zuweisen

Wenn eine Box bereits einem Fahrzeug zugewiesen wurde, müssen Sie zunächst dieses Fahrzeug bei Buchungen > Buchbare Fahrzeuge bearbeiten.

Über Such-Funktion die 8-stellige flinkey Box-ID eintragen (diese muss bekannt sein) und auf Suchen und dann Speichern klicken:

Permanenten Zugriff auf Fahrzeuge

Damit Fahrzeuge mit Flinkey-Boxen für einen Fahrer verfügbar sind, muss der Fahrer eine E-Mail-Adresse, das Tag #Flinkey und das Kontrollkästchen „Sieht alle Fahrzeuge“ haben oder ein erlaubter Fahrer für dieses Fahrzeug sein. Fahrer mit Zugang zu Flinkey-Boxen werden alle 15 Minuten aktualisiert.

Der neue Fahrer erhält eine E-Mail mit Anmeldeinformationen für die App. Der Fahrer hat dann permanenten Zugang zum Fahrzeug.

Um den Zugang zu einem Fahrzeug zu sperren, muss der Fahrer aus der Liste der erlaubten Fahrer des Fahrzeugs entfernt oder das Kontrollkästchen „Sieht alle Fahrzeuge“ deaktiviert werden.

Flinkey App

Um auf das Auto zuzugreifen, müssen Sie die Flinkey-App installieren: Google Play Store, Apple Store. 

Bei dem Permanenten Zugriff: sobald der Fahrer im GFS synchronisiert wurde, erhält der Fahrer die Anmeldedaten für die App per E-Mail.

Bei der befristete Reservierung: sobald die Buchung erstellt wurde, erhält der Fahrer die Anmeldedaten für die App mit der Buchungsbestätigung per E-Mail.

Wenn der Fahrer bereits registriert ist, kann er sich mit den bestehenden Registrierungsdaten in der App anmelden.

Nach der Anmeldung in der App werden die verfügbaren Fahrzeuge in der Liste angezeigt:

Bei der Rückgabe des Fahrzeugs müssen Sie es über die Flinkey-App sperren. Die Buchung wird nach angegebene Zeit in “Automatisch schließen nach” geschlossen.

Flinkey Fehlerbehebung

Wenn der Fahrer das Passwort für die Flinkey-App vergessen hat, sollte er wie folgt vorgehen:

1. Fahrer muss sich in der flinkey App anmelden (NICHT registrieren)

2. E-Mailadresse eingeben

3. “Kennwort vergessen” drucken

4. Prüfcode per Mail erhalten (Zugriff auf Email muss möglich sein)
   
   

    

5. Anmelden mit neuem Prüfcode, neues Kennwort setzen => einsteigen 

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