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Führerscheinkontrolle - Admin-Anleitung (Zusatz-Modul)

Führerscheinkontrolle - Admin-Anleitung (Zusatz-Modul)

Owned by GPS Tech
Last updated: Feb 13, 2025 by Markus Häusler
5 min read

Diese Anleitung beschreibt, wie man das Modul zur digitalen Führerscheinkontrolle einsetzt.

 

Voraussetzungen/Einschränkungen

  • Kostenpflichtiges Zusatz-Modul muss aktiviert sein.

  • Die Durchführung ist auf vielen Smartphones technisch möglich, aber eine Kompatibilität mit allen Sonderfällen, Berechtigungs-Einschränkungen, alten Kamera-Handy, ist nicht garantiert (im Zweifel testen).

  • Die automatische Bilderkennung für Scheckkartenführerscheine funktioniert in vielen, aber nicht in allen Fällen. Für den Gesamtablauf ist es notwendig, dass die Fuhrparkverantwortlichen die nicht automatisch lesbaren Führerscheinkontrollen online oder vor Ort durchführen.

  • Der Support für einzelne Endkunden-Fahrer erfolgt durch den eingeschulten Kunden, nicht durch unseren Entwickler-Support. Im Zweifel bei Nicht-Durchführbarkeit muss/soll ein Führerschein vor Ort überprüft werden.

  • Es handelt sich um einen benutzerfreundlichen Ablauf zur Sicherstellung der regelmäßigen Durchführung für den Fahrer und der Kontrollierbarkeit der Durchführung für den Fuhrparkleiter. Fehler oder Irrtümer sind nicht gänzlich auszuschließen, vor Fälschungen oder betrügerischer Absicht ist man nie zur Gänze abgesichert.

Einstellungen für Person/Fahrer zur Aktivierung der Führerscheinkontrolle

  • Fahrer benötigt Benutzername und Passwort (besser Single-Sign-On zur automatischen Anmeldung, über Schnittstellen und Fahrer Import informiert Sie unser Support)

  • Der Benutzername muss den Name des Mitarbeiters enthalten, damit die Software den Ausweisnamen mit dem Benutzernamen vergleich kann.

  • Fahrer benötigt E-Mail

  • Es können notwendige Führerscheine eingetragen werden z.B. B und C

  • Wenn die Checkbox “Führerscheinkontrolle” am Fahrer aktiviert wird, wird dieser auch für die Führerscheinkontrolle verwendet.

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Personen anlegen und zur Führerscheinprüfung hinzufügen

Personen können manuell angelegt werden oder über Schnittstellen (z.B. SCIM, JSON) oder über Excel-Import.

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mehrere/alle Fahrer auswählen und über AUSGEWÄHLTE > AKTIONEN “Führerscheinprüfung konfigurieren”

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Optionen für den automatischen Start der Führerscheinkontrolle

Der Administrator muss bei den Führerscheinkontrolle » Überprüfungen » Optionen einstellen, wie viele Mitarbeiter automatisch per Mail zur Führerscheinkontrolle aufgefordert werden, welche Kontaktdaten in der Email angegeben werden, ob sensitive Daten (Fotos) in der Software angezeigt werden dürfen und den Service, der für die Überprüfung des Führerscheins verwendet wird.

Nach der Aktivierung der Optionen starten die Überprüfungen automatisch, wenn am Fahrer die Führerscheinkontrolle aktiviert ist.

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Maximale Zeit

Nach x Tagen bekommt der Fahrer eine Erinnerungs-Mail

Automatische Checks pro Tag

x E-Mails werden pro Tag versendet, am Anfang eher weniger E-Mails versenden

Fotos löschen

Fotos aus den Führerscheinkontrollen können nach x Tagen nicht mehr angezeigt werden

Überprüfung

AWS ist Standard

Sicherheitslevel

Mittel ist Standard (ohne Selfie)

Führerscheinüberprüfung alle x Tage

Zeit bis zur nächsten Überprüfung, empfohlen 2x jährlich, am Fahrer können engere Intervalle eingestellt werden

Sensitive Daten anzeigen

Ausblenden der Fotos möglich (dadurch aber keine Nachkontrolle möglich)

Führerscheinüberprüfung am Handy

Wenn keine Handys vorhanden sind, könnten die Überprüfungen persönlich/vor Ort erfolgen

E-Mails senden

Fahrer bekommen E-Mail-Erinnerungen

Kontaktdaten

Bei Fragen zur Führerscheinkontrolle werden diese Kontaktdaten in der Mail angezeigt

Liste der Überprüfungen

Die Liste zeigt die offenen und durchgeführten Führerscheinkontrollen.

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Starten einer Führerscheinkontrolle

Es ist möglich, sofort eine Führerscheinkontrolle für einen Mitarbeiter zu starten.

Die Durchführung kann digital/online (Führerschein mit Smartphone des Fahrers fotografieren) oder Vor-Ort (Führerschein herzeigen) erfolgen.

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Neue Führerscheinkontrolle → Status offen

Der Mitarbeiter bekommt eine Mail zur Aufforderung der Führerscheinkontrolle. Der Mitarbeiter hat z.B. 14 Tage Zeit, die Überprüfung durchzuführen.

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Führerscheinkontrolle Variante Vor-Ort-Überprüfung

Bei einer Vor-Ort-Überprüfung wird der Führerschein persönlich kontrolliert, das Gültigkeitsdatum eingetragen und die Überprüfung mit einem Kommentartext “als erfolgreich markiert”. Der Fahrer bekommt automatisch eine Mail “Führerschein Verifikation: Verifiziert”

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Führerscheinkontrolle mit Online-Überprüfung → Status online verifiziert

Wenn der Fahrer die Online-Überprüfung mit der automatischen Bilderkennung abschließt,

wird die Überprüfung als VERIFIZIERT mit den Details des Online-Ergebnis angezeigt.

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Führerscheinkontrolle online fehlgeschlagen → Status “Überprüfung in Arbeit”

Wenn das Führerscheinbild online nicht automatisch erkannt werden konnte, muss der Fuhrparkleiter zeitnah die Führerscheine durchschauen, die Fotos anzeigen und “verifizieren”. Der Unterschied zur Vor-Ort-Überprüfung ist, dass hier die Fotos in der Software kontrolliert werden.

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Verifizierung von Online-Überprüfungen

Mit i Funktion auf Details gehen, Fotos anzeigen und “Verifizieren

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Ergebnis einer fehlgeschlagenen Online-Verifizierung → Status Verifiziert & Erledigt

Das Online-Ergebnis ist fehlgeschlagen, aber das Ergebnis wurde vom Benutzer “Elena AD” bestätigt

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Ablauf der Führerscheinkontrolle für den Fahrer/Mitarbeiter

Hier ist der detaillierte Ablauf für die Fahrer beschrieben: https://swman.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/749076512

 

Führscheinkontrolle > Fahrerstatus

  • In der Ansicht Fahrerstatus wird die Liste der Fahrer mit den letzten Überprüfungsergebnissen angezeigt.

  • Die Führerscheinarten werden angezeigt, bei Mouse-Over erscheint das ABLAUF-Datum für die Führerscheinart

  • Führerscheine, die kurz vor dem Ablaufen sind oder abgelaufene Führerscheinarten werden in ORANGE dargestellt.

  • Beim Ablaufdatum des Führerscheins wird eine nächste Überprüfung erstellt.

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Der Info-Button zeigt die erkannten Führerscheine für den Fahrer

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Fragen bitte an support@gps.at

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