Führerscheinkontrolle - Admin-Anleitung (Zusatz-Modul)
- GPS Tech
- Markus Häusler
Diese Anleitung beschreibt, wie man das Modul zur digitalen Führerscheinkontrolle einsetzt.
- 1 Voraussetzungen/Einschränkungen
- 2 Einstellungen für Person/Fahrer zur Aktivierung der Führerscheinkontrolle
- 3 Personen anlegen und zur Führerscheinprüfung hinzufügen
- 4 Optionen für den automatischen Start der Führerscheinkontrolle
- 5 Liste der Überprüfungen
- 6 Starten einer Führerscheinkontrolle
- 7 Neue Führerscheinkontrolle → Status offen
- 8 Führerscheinkontrolle Variante Vor-Ort-Überprüfung
- 9 Führerscheinkontrolle mit Online-Überprüfung → Status online verifiziert
- 10 Führerscheinkontrolle online fehlgeschlagen → Status “Überprüfung in Arbeit”
- 11 Ablauf der Führerscheinkontrolle für den Fahrer/Mitarbeiter
- 12 Führscheinkontrolle > Fahrerstatus
Voraussetzungen/Einschränkungen
Kostenpflichtiges Zusatz-Modul muss aktiviert sein.
Die Durchführung ist auf vielen Smartphones technisch möglich, aber eine Kompatibilität mit allen Sonderfällen, Berechtigungs-Einschränkungen, alten Kamera-Handy, ist nicht garantiert (im Zweifel testen).
Die automatische Bilderkennung für Scheckkartenführerscheine funktioniert in vielen, aber nicht in allen Fällen. Für den Gesamtablauf ist es notwendig, dass die Fuhrparkverantwortlichen die nicht automatisch lesbaren Führerscheinkontrollen online oder vor Ort durchführen.
Der Support für einzelne Endkunden-Fahrer erfolgt durch den eingeschulten Kunden, nicht durch unseren Entwickler-Support. Im Zweifel bei Nicht-Durchführbarkeit muss/soll ein Führerschein vor Ort überprüft werden.
Es handelt sich um einen benutzerfreundlichen Ablauf zur Sicherstellung der regelmäßigen Durchführung für den Fahrer und der Kontrollierbarkeit der Durchführung für den Fuhrparkleiter. Fehler oder Irrtümer sind nicht gänzlich auszuschließen, vor Fälschungen oder betrügerischer Absicht ist man nie zur Gänze abgesichert.
Einstellungen für Person/Fahrer zur Aktivierung der Führerscheinkontrolle
Fahrer benötigt Benutzername und Passwort (besser Single-Sign-On zur automatischen Anmeldung, über Schnittstellen und Fahrer Import informiert Sie unser Support)
Der Benutzername muss den Name des Mitarbeiters enthalten, damit die Software den Ausweisnamen mit dem Benutzernamen vergleichen kann.
Wenn nicht möglich - muss der Fahrer-Name im Feld “Ausweisname” (Tab “Extradaten”) eingetragen werden:
Fahrer benötigt E-Mail
Es können notwendige Führerscheine eingetragen werden z.B. B und C
Wenn die Checkbox “Führerscheinkontrolle” am Fahrer aktiviert wird, wird dieser auch für die Führerscheinkontrolle verwendet.
Personen anlegen und zur Führerscheinprüfung hinzufügen
Personen können manuell angelegt werden oder über Schnittstellen (z.B. SCIM, JSON) oder über Excel-Import.
Beim Import wird empfohlen, zunächst die Exportdatei hochzuladen und sie dann mit den zu importierenden Fahrern zu füllen:
So kann die Import-Datei aussehen:
Manuelle oder durch Import Hinzufügung:
Die Personen/Fahrer Liste kann nun nach Führerscheinkontrollwert sortiert werden. Dafür muss das Feld “Führerscheinkontrolle” zu den Spalten-Ansicht hinzugefügt werden:
mehrere/alle Fahrer mit “Führerscheinkontrolle”=Nein auswählen und über AUSGEWÄHLTE > AKTIONEN “Führerscheinprüfung konfigurieren”
Optionen für den automatischen Start der Führerscheinkontrolle
Der Administrator muss bei den Führerscheinkontrolle » Überprüfungen » Optionen einstellen, wie viele Mitarbeiter automatisch per Mail zur Führerscheinkontrolle aufgefordert werden, welche Kontaktdaten in der Email angegeben werden und wie viele automatische Überprüfungen “Vor Ort” erstellt werden sollen.
Nach der Aktivierung der Optionen starten die Überprüfungen automatisch, wenn am Fahrer die Führerscheinkontrolle aktiviert ist.
Maximale Zeit für Check | Nach x Tagen bekommt der Fahrer eine Erinnerungs-Mail |
Automatische Checks pro Tag | x E-Mails werden pro Tag versendet, am Anfang empfehlen wir eher weniger E-Mails versenden |
Fotos löschen nach | Fotos aus den Führerscheinkontrollen können nach x Tagen nicht mehr angezeigt werden |
Sicherheitslevel | Mittel ist Standard (ohne Selfie) |
Führerscheinüberprüfung alle x Tage | Zeit bis zur nächsten Überprüfung, empfohlen 2x jährlich, am Fahrer können engere Intervalle eingestellt werden |
Anteil Vor-Ort Überprüfungen | Wenn die Überprüfungen automatisch erstellt werden, tendiert der Prozentsatz der erstellten „Vor Ort“-Überprüfungen zu dem angegebenen Prozentsatz. Dies bedeutet, dass der Prozentsatz nicht bei jeder Erstellung eingehalten wird, sondern im Durchschnitt, da dies bei einer geringen Anzahl von erstellten Überprüfungen schwierig ist. |
Führerschein Prüfung nur am Handy | Wenn keine Handys vorhanden sind, könnten die Überprüfungen persönlich/vor Ort erfolgen |
E-Mails senden | Fahrer bekommen E-Mail-Erinnerungen |
Kontakt | Bei Fragen zur Führerscheinkontrolle werden diese Kontaktdaten in der Mail angezeigt |
Liste der Überprüfungen
Die Liste zeigt die offenen und durchgeführten Führerscheinkontrollen.
Starten einer Führerscheinkontrolle
Es ist möglich, sofort eine Führerscheinkontrolle für einen Mitarbeiter zu starten.
Die Durchführung kann digital/online (Führerschein mit Smartphone des Fahrers fotografieren) oder Vor-Ort (Führerschein herzeigen) erfolgen.
Neue Führerscheinkontrolle → Status offen
Der Mitarbeiter bekommt eine Mail zur Aufforderung der Führerscheinkontrolle. Der Mitarbeiter hat z.B. 14 Tage Zeit, die Überprüfung durchzuführen.
Führerscheinkontrolle Variante Vor-Ort-Überprüfung
Bei einer Vor-Ort-Überprüfung wird der Führerschein persönlich kontrolliert, das Gültigkeitsdatum eingetragen und die Überprüfung mit einem Kommentartext “als erfolgreich markiert”. Der Fahrer bekommt automatisch eine Mail “Führerschein Verifikation: Verifiziert”
Führerscheinkontrolle mit Online-Überprüfung → Status online verifiziert
Wenn der Fahrer die Online-Überprüfung mit der automatischen Bilderkennung abschließt,
wird die Überprüfung als VERIFIZIERT mit den Details des Online-Ergebnis angezeigt.
Führerscheinkontrolle online fehlgeschlagen → Status “Überprüfung in Arbeit”
Wenn das Führerscheinbild online nicht automatisch erkannt werden konnte, muss der Fuhrparkleiter zeitnah die Führerscheine durchschauen, die Fotos anzeigen und “verifizieren”. Der Unterschied zur Vor-Ort-Überprüfung ist, dass hier die Fotos in der Software kontrolliert werden.
Verifizierung von Online-Überprüfungen
Mit i Funktion auf Details gehen, Fotos anzeigen und “Verifizieren”
Ergebnis einer fehlgeschlagenen Online-Verifizierung → Status Verifiziert & Erledigt
Das Online-Ergebnis ist fehlgeschlagen, aber das Ergebnis wurde vom Benutzer “Elena AD” bestätigt
Ablauf der Führerscheinkontrolle für den Fahrer/Mitarbeiter
Hier ist der detaillierte Ablauf für die Fahrer beschrieben: https://swman.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/749076512
Führscheinkontrolle > Fahrerstatus
In der Ansicht Fahrerstatus wird die Liste der Fahrer mit den letzten Überprüfungsergebnissen angezeigt.
Die Führerscheinarten werden angezeigt, bei Mouse-Over erscheint das ABLAUF-Datum für die Führerscheinart
Führerscheine, die kurz vor dem Ablaufen sind oder abgelaufene Führerscheinarten werden in ORANGE dargestellt.
Beim Ablaufdatum des Führerscheins wird eine nächste Überprüfung erstellt.
Der Info-Button zeigt die erkannten Führerscheine für den Fahrer
Fragen bitte an support@gps.at