Diese Anleitung erklärt die Funktionen des Buchungs-Moduls.
📘 Buchungen durchführen
Personen/Fahrer oder Fuhrparkmananager können Buchungen durchführen.
Bei jeder Buchung muss ein Fahrtziel (Ort, Adresse, Geofence) eingegeben werden.
wenn die Option Fahrzeugauswahl aktiviert ist:
Funktion | Details |
|---|---|
Flexibilitätsoptionen >> Ladezeit/Bufferzeit nach Rückgabe ignorieren | Wenn dieses Feld aktiviert ist, kann das zurückgegebene Fahrzeug gebucht werden, sobald die Buchung abgeschlossen ist. |
Der Fahrer und der Buchungsstandort-Manager erhalten eine Buchungsbestätigung per Mail.
📘 Voraussetzungen für Fahrer/Personen
Damit Fahrer die Buchungsfunktionen nutzen können, benötigen sie:
Fahrer User mit Login und Passwort
E-Mail und Mobiltelefonnummer
Buchung:
Buchungsfunktion (Schlüsseltresor) AN
Buchung Fahrzeug Auswahl: mit dieser Option kann sich der Mitarbeiter ein freies Fahrzeug aussuchen (ohne diese Option wird im das geeignetste Fahrzeug zugewiesen)
📘 Optionen für Buchungs-Manager
Die Buchungsstatistiken werden im Menü “Buchungen >> Dashboard” angezeigt
Systemweite Einstellungen für die Buchungsfunktion
Funktion | Details |
|---|---|
Ergebnisliste anzeigen | Soll bei jeder Buchung der Anfragende ein Fahrzeug aus der Liste der mögliche auswählen können oder soll die Auswahl automatisch erfolgen? Die Ergebnisliste kann für einzelne Benutzer mit höheren Rechten eingeblendet werden |
Führerscheinüberprüfung bei Buchung | Anzeigen der Abfrage, ob der Führerschein noch gültig ist |
Schlüsseltresor | Netzwerk-Adresse des Schlüsselkastens |
Buchungsdaten Aufbewahrung | Ältere Buchungen werden automatisch gelöscht |
Nicht gestartete Buchungen löschen | Nach x Minuten können nicht angetretene Buchungen gelöscht werden, um das Fahrzeug wieder verfügbar zu haben |
Buchung als Fahreranmeldung verwenden | Im Fall einer falschen Fahrererkennung (RFID Karte ohne korrekten Namen oder automatisch angelegter Fahrer), wenn eine aktive Buchung für dieses Fahrzeug vorhanden ist (im Status "Laufend"), wird der Fahrer aus der Buchung in das Fahrtenbuch eingetragen. |
Verspätete Abholung Bufferzeit [Min] | Nach x Minuten erhält die Buchung den Status "Verspätete Abholung". |
Buchungsstationen verwalten
Einstellungen für den Standort der Poolfahrzeuge für den Schlüsseltresor
Funktion | Details |
|---|---|
von - bis Zeit | Buchungen und Schlüsselabholungen sind nur innerhalb dieser Öffnungszeiten möglich |
Schlüsseltresor | Einstellungen für die Positionen im Schlüsselkasten, die von der Software verwaltet werden |
Buchungsstandort-Manager
Jeder Buchungsstation kann ein oder mehrere Manager zugeordnet werden
Buchbare Fahrzeuge verwalten
Zum Auswählen und Einstellen, welche Fahrzeuge als Poolfahrzeuge gebucht werden können, muss man Checkbox “Nur buchbare Fahrzeuge” auschecken:
Buchbares Fahrzeug editieren
Schlüssel aus dem Schlüsseltresor zuweisen:
Funktion | Details |
|---|---|
Buchungstyp | Auswahl der Kategorie |
Ladezeit/Bufferzeit | Zeitraum (in Minuten), der zwischen 2 Buchungen vergehen muss, bevor das Fahrzeug für eine erneute Buchung bereitsteht. Diese Einstellung ist z.B. für Elektro-Fahrzeuge für das Nachladen relevant. |
Buchungspriorität (0 bis 10) | Fahrzeuge mit der höchsten Buchungspriorität (10 = maximal) werden zuerst gebucht. Fahrzeuge mit 0 werden NICHT im Buchungsprozess angezeigt. |
Buchungsstation | Wo das Fahrzeug abgestellt ist |
Schlüsseltresor-Zuweisung | Zugeordnete Position im Schlüsselkasten Hier ist der Schlüssel zu konfigurieren anzubringen Die Zuordnung kann geändert werden |
Buchbares Fahrzeug entfernen
Um ein Fahrzeug von der Liste der buchbaren Poolfahrzeuge zu entfernen, muss die Buchungspriorität auf 0 gesetzt werden (oder Funktion "als buchbares Fahrzeug entfernen).
Die aktuelle Position des Schlüssels wird im Menü “Buchungen >> Schlüsseltresor” angezeigt
Buchung ändern
Der Manager kann das Fahrzeug sowie die Start- und Endzeit der Buchung ändern. Sobald die Buchung gestartet ist, kann nur noch die Endzeit der Buchung geändert werden.
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