Fahrer-Anleitung für Fahrtenbuch-Modul und zur Poolcar-Reservierung - wie reserviere ich ein Poolcar?
Diese Anleitung beschreibt, wie Fahrer ein Fahrzeug buchen können. Für weitere Fragen (Anmelde-Daten) wenden Sie sich an Ihren Fuhrpark-Verantwortlichen
Login-Seite
Den Login-Link, Benutzername und Passwort erhalten Sie vom Fuhrpark-Verantwortlichen
Bei Anmeldung über Single sign-on muss kein Benutzername oder Passwort bekannt sein.
Login-Seite am Smartphone als Symbol speichern
Die Login-Seite kann auch am Smartphone als App-Symbol zum Home-Bildschirm hinzugefügt werden.
So geht’s für Android:
So geht’s für iPhones:
Fahrtenbuch-Modul
Im Fahrtenbuch können die einzelnen Fahrten eingesehen und bearbeitet werden.
Mit der FILTER Funktion können zurückliegende Zeiträume angezeigt werden.
Mit der BEARBEITEN Funktion kann der Fahrtenbuch-Eintrag aufgerufen werden.
Nachträgliches Ändern von Fahrtenbuch-Einträgen
Der Status Privatfahrt oder Gewerblich kann geändert werden, wenn dies nötig ist.
Das Kommentar kann gesetzt werden.
Änderungen und Kommentare sind für den Fahrer nur bis zu einem vordefinierten Datum möglich (danach durch das Fuhrpark-Management).
Poolcar Buchungen
Mit +Neu Buchung ein Poolcar reservieren
Buchungsdaten eingeben
Die wichtigsten Buchungsdaten angeben und verfügbares Fahrzeug finden
Start-Standort des Poolcars
Start- und Endzeit
ca. Distanz
ca. Fahrtziel
Fahrzeugauswahl (optional)
Je nach Buchungsprozess kann eine Fahrzeugauswahl nötig sein oder eine Freigabe durch das Fuhrpark-Management
Buchungsübersicht
Die Buchungsübersicht muss am Ende bestätigt werden. Die Buchung wird per Mail an den Fahrer bestätigt (mit einem Kalendereintrag).
Buchungen
Alle erstellten Buchungen werden in der Liste der Buchungen angezeigt.
Buchung durch Keycafe SmartBox durchführen
Sie erhalten einen Buchungscode in Ihrer Buchungsbestätigung per E-Mail. Der Code darf nicht vor der geplanten Startzeit der Reservierung verwendet werden.
Klicken Sie auf "Schlüsselabholung", geben Sie den Code ein und bestätigen Sie die Aktion. Nach der Entnahme des Schlüssels müssen Sie den Behälter schließen. Die Buchung beginnt automatisch, wenn Sie den Schlüssel aus der SmartBox nehmen.
Um die Buchung zu beenden, legen Sie den Schlüssel in die Box zurück, indem Sie die Aktion "Schlüsselhinterlegung" ausführen, den Code der Buchung erneut eingeben und den NFC-Tag des Schlüssels lesen.
Nach der Rückgabe des Schlüssels wird die Buchung automatisch abgeschlossen und es ist nicht mehr möglich, den Schlüssel mit diesem Code zu entnehmen.
Buchung durch Flinkey durchführen
Wenn Ihre Buchung über Flinkey erfolgt, müssen Sie die Flinkey-App auf Ihrem Smartphone installieren.
Die Buchung wird automatisch gestartet, wenn die Startzeit der Buchung eintrifft.
Der Autoschlüssel befindet sich im Auto und um das Auto zu öffnen, müssen Sie sich mit dem per E-Mail erhaltenen Code in die App einloggen und die Aktion "Auto öffnen" ausführen:
Wenn das Auto über die Funktion "Keyless-Go" verfügt, müssen Sie den Schlüssel nicht aus der Box nehmen. Wenn diese Funktion nicht verfügbar ist, können Sie die Box öffnen und den Schlüssel abziehen (durch Drücken des Knopfes an der Seite der Flinkey-Box bei geöffnetem Autoschloss).
Damit diese Funktionalität richtig angewendet werden kann, muss interne Batterie des Fahrzeugschlüssels zumindest jährlich ausgetauscht werden!
Berichte
Im Berichts-Modul können Fahrer die eigenen Fahrtenbücher als PDF Bericht öffnen. Das Berichtsmodul ist für die Ansicht am PC geeignet.
Bericht auswählen, Fahrzeug und Zeitraum einschränken und Bericht erstellen.
Berichte können als PDF exportiert werden.