Erste Schritte

Mitwirkungspflichten des Anwenders

Für die Erstellung von Fahrtenbüchern oder die anerkennbare Verwertung von Berichten ist es wichtig, dass unsere Kunden unsere Anleitungen befolgen oder sich bei Fragen an unseren Support wenden (es gelten die jeweils aktuellen Benutzer- und Einbauanleitungen in unserer Online-Hilfe):

fachgerechter Einsatz/Einbau der Telematik in den Firmenfahrzeugen (Kilometerstände, Fahrer-Erkennung, Privatmodus) (Link zu Einbau-Anleitungen)
Information der Fahrer über die Fahrererkennung, die Umschaltung zwischen privaten und dienstlichen Fahrten sowie das Kommentieren von dienstlichen Fahrten
Regelmäßige Kontrolle der Fahrtenbücher durch den Dienstgeber
Bei aus Datenschutzgründen gelöschten Privatdaten und nachträglichen Änderungen von privaten auf dienstliche Fahrten muss vom Anwender die Adressen und Zweck der Fahrt manuell nachgetragen werden.
Regelmäßiger Download und Archivierung der PDF-Fahrtenbücher durch den Anwender für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (in der Regel 7 Jahre), weil die Berichtsdaten und Fahrtenbücher 400 Tage in der Software gespeichert (abhängig vom Servicevertrag) bleiben und danach automatisch gelöscht werden.

Anmelden in der GPS Fleet Software (Passwort ändern)

Ihre Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Anbieter oder unserem Support (Ticket-System). Beim ersten Anmelden werden Sie automatisch dazu aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern.

Am PC im Web-Browser oder am Smartphone Login-Seite aufrufen
Benutzernamen und Passwort eingeben
ANMELDEN

Mehr Informationen zur Login-Seite.

Live-Ansicht Gerätenamen umbenennen

Fahrzeuge/Geräte werden mit der eindeutigen IMEI-Seriennummer in der Software angezeigt.

Fahrzeuge > Live Ansicht wählen
… Menü > Bearbeiten

Wichtige Einstellungen am Fahrzeug bearbeiten

Die wichtigsten Felder sind

Name und Kennzeichen eintragen
Berichtsgruppe für E-Mail-Berichte

Standardfahrer zuordnen

Im Fahrtenbuch und für viele weiteren Funktionen muss ein Fahrer am Fahrzeug zugeordnet werden. Wenn kein Fahrer zugeordnet wird, wird automatisch ein Standardfahrer (Beispiel Standardfahrer 866666…) angelegt.

Standardfahrer am Fahrzeug setzen

Fahrzeug-Konfiguration öffnen > Zugewiesene Fahrer

Auswahl Standard Fahrers aus dem Pulldown (wenn der Fahrer nicht vorhanden ist, muss ein NEUER Fahrer angelegt werden)

Speichern

Der neue Standardfahrer mit bei der NÄCHSTEN Fahrt bzw. dem NÄCHSTEN neuen Datensatz vom Fahrtenbuch in den Fahrzeuglisten und im Fahrtenbuch angezeigt.

Erlaubte Fahrer am Fahrzeug setzen

Im Unterschied zum Standardfahrer sind erlaubte Fahrer eine Anzahl von Fahrern, die Zugriff auf das Fahrzeug haben können. Die Auswahl ist optional. Wenn der Fahrer ein autorisierter Fahrer des Fahrzeugs ist, kann er sich über die App oder den iButton im Fahrzeug anmelden.

Der verwendete Fahrer wird in der Live Ansicht angezeigt und im Fahrtenbuch-Modul.

Fahrtenbuch auf Basis Zündung im Fahrzeug einstellen

Eingänge für Zündung

In der Fahrzeug-Konfiguration soll/muss im Reiter "Eingänge" am digitalen Eingang 1 Zündung eingestellt werden, damit das Fahrtenbuch auf Basis Zündung geführt wird (Fahrtbeginn ist Zündung AN, Fahrtende ist Zündung AUS).
Wenn keine Zündung eingestellt wird, wird das Fahrtenbuch auf Basis Bewegung erstellt (mehr kurze Stopps und Ungenauigkeiten durch GPS Sprünge sind möglich).

Kurze Wartezeiten entfernen (sek):

Im Standard ist eingestellt, dass bei Wechsel von Zündung AUS auf Zündung AN ein Fahrtenbucheintrag erstellt wird, wenn die Wartezeit zwischen Zündung AUS und Zündung AN länger als 60 Sekunden beträgt.

Dieser Wert kann auf z.B 5 oder 10 Minuten verändert werden, mit dem Resultat, dass kurze Wartezeiten NICHT im Fahrtenbuch angezeigt werden. Auswirkungen daraus auf das Fahrtenbuch (fehlende Stopps) muss der Kunde berücksichtigen.

Privatschalter im Fahrzeug einstellen

Eingänge für Zündung und Privatschalter

In der Fahrzeug-Konfiguration soll/muss im Reiter "Eingänge" am digitalen Eingang 1 Zündung eingestellt werden, damit das Fahrtenbuch auf Basis Zündung geführt wird (Fahrtbeginn ist Zündung AN, Fahrtende ist Zündung AUS). Wenn keine Zündung eingestellt wird, wird das Fahrtenbuch auf Basis Bewegung erstellt (mehr kurze Stopps und Ungenauigkeiten durch GPS Sprünge sind möglich).
In der Fahrzeug-Konfiguration muss/soll im Reiter "Eingänge" eingestellt werden, an welchem Eingang der Privatschalter angeschlossen ist, wenn vorhanden (meist DI2, manchmal DI3).
Bei Privatschalter Stellung AN wird ein neuer privater Fahrtenbucheintrag begonnen und die Strecke wird als privat aufgezeichnet
Bei Privatschalter Stellung AUS wird ein neuer geschäftlicher Fahrtenbucheintrag begonnen und die Strecke wird als geschäftlich aufgezeichnet
Ob Privatfahrten in der Software angezeigt werden, hängt von den Datenschutzeinstellungen ab.

In der Live-Ansicht bei den Eingängen kontrollieren, ob der Privatschalter (PRIV) am Fahrzeug gesetzt ist.

Alarme einstellen

Alarme

Wenn Alarme eingestellt werden, muss eine zusätzliche E-Mail-Adresse als Empfänger eingetragen werden. Sonst gehen alle Alarme nur an die eingestellte globale Admin-E-Mail.

Alarme können auch an den aktuellen Fahrer gesendet werden, indem das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert wird.

Fahrzeugbaum zum Erstellen von Gruppen

Im Fahrzeug-Baum oder in der Live-Ansicht können im Baum weitere Gruppen und Untergruppen erstellt werden und die Fahrzeuge dorthin verschoben werden.

Live-Ansicht: Fahrzeugposition und Fahrspuren kontrollieren

Gerade am Anfang ist es wichtig, die aktuelle Position und die Fahrspuren zu kontrollieren.

Fahrtenbuch-Modul (Kilometerstand ändern, Fahrten kommentieren)

Im Fahrtenbuch-Modul können die Fahrten kontrolliert werden und Kilometerstände nach dem Einbau oder im laufenden Betrieb eingetragen und geändert werden. Dazu benötigt der Software-Benutzer die richtigen Benutzer-Rechte.

Zum Eintragen des Kilometerstands für das Fahrzeug das Fahrtenbuch-Modul öffnen
Den richtigen Fahrtenbuch-Eintrag auswählen, zu dem der Kilometerstand vorhanden ist (Datum und Uhrzeit sollen zum Zeitpunkt sein, wann der Kilometerstand abgelesen wurde)
Fahrtenbuch-Eintrag > Bearbeiten > Start KM ändern und Speichern
Start Kilometerstand in Kilometer eintragen und speichern. Der Kilometerstand wird von diesem Fahrtenbucheintrag in die Zukunft übernommen.
Es sollte immer “von hinten nach vor” der Kilometerstand geändert werden (zuerst ältere Einträge, dann neue).

Fahrer Stammdaten bearbeiten

In der Software werden automatisch Standardfahrer angelegt.

Zusätzlich können neue Fahrer manuell, über Excel-Upload oder Schnittstellen (optional) angelegt werden.

Bestehende Fahrer umbenennen oder neue Fahrer hinzufügen

Bei der Neu-Anlage mit E-Mail bekommen neue Fahrer eine Willkommens-Mail
Wenn Fahrer die Software verwenden sollen, muss ein Passwort gesetzt werden, das beim ersten Login geändert werden sollte.

Berichte

Bericht und das/die zugehörigen Fahrzeuge auswählen, Bericht erstellen und als PDF oder XLS downloaden.

Regelmäßig den Monatsgesamtüberblick, Steh- & Wartezeiten und das Fahrtenbuch kontrollieren.

Email-Berichte

Zum automatischen Versenden der wichtigsten Berichte empfehlen wir das Anlegen von E-Mail Berichten, damit Sie z.B. monatlich alle Fahrtenbücher automatisch bekommen und kontrollieren können.

Geofence-Bereiche erstellen

Zur Benennung von Kunden oder Firmenstandorten in der Landkarte auf das Polygon-Symbol drücken und Geofence-Bereiche einzeichnen und anschließend benennen:

Benutzer anlegen

Für andere Software-Anwender einfacher Benutzer vom Typ Operator anlegen

Am Operator die sichtbaren Knoten aus dem Fahrzeugbaum zuweisen:

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