Personen/Fahrer Fahrer-Identikation/Anmeldung
- 1 Personen/Fahrer verwalten und bearbeiten
- 2 Wichtige Funktionen
- 3 Fahreranmeldung
- 4 Sicherheitseinstellungen
- 5 Fahrer/Personen bearbeiten
- 6 Extradaten
- 7 Zugriff des Fahrers auf die Fahrtenbuch Fahrer Einstellungen (Fahrer Ansicht)
- 8 Benutzerrechte
- 9 Benutzerrechtegruppen
- 10 Wie funktioniert die Zuordung von Fahrernamen zu Identifkationsmedien (RFID-Chips, iButtons)?
- 11 Wie werden Fahrer und Fahrer-Chips (automatisch) erstellt?
- 11.1 Automatisch angelegte Fahrer
- 11.2 Fahreranmeldung bei deaktivierter Option “automatisch neuen Fahrer für iButton anlegen”
- 11.3 Fahrten mit unbekannter oder fehlender Fahrererkennung
- 11.4 Alarm bei neuer/unbekannter Fahreranmeldung
- 11.5 Unbekannte Fahrer-Codes im Fahrtenbuch ersetzen
- 11.6 Automatisch erstellten Fahrer löschen
Personen/Fahrer verwalten und bearbeiten
Wichtige Funktionen
Funktion | Details |
|---|---|
Hinzufügen | Neuen Fahrer anlegen |
Aktionen | Fahrer bearbeiten Fahrer löschen Sicherheitseinstellungen |
Fahreranmeldung | Zuordnen von Fahrern zu Chipnummern |
Fahreranmeldung
Hier werden die Identifikationschips (Fahrerkarten, iButtons, RFID Chips) den richtigen Fahrern zugeordnet.
Sicherheitseinstellungen
Neue Passwörter vergeben:
Funktion | Details |
|---|---|
Checkbox Passwort Änderung notwendig | wenn aktiviert => das neue Passwort muss vom User bei der ersten Anmeldung geändert werden |
Zugang beschränken | Gültigkeit der User einschränken |
Passwort Rücksetzlink senden! | Wenn eine Email-Adresse vorhanden ist, wird eine Email mit einem Link an den User geschickt. |
2 Faktor Authentifizierung | Wenn 2FA aktiviert ist, muss sich der User über zusätzliche Apps am Smartphone authentifizieren |
Fahrer/Personen bearbeiten
Funktion | Details |
|---|---|
Name* | Notwendig zur Anmeldung/Login in der Software |
Zum Erhalten von Passwort Rücksetzlinks Zusenden von Berichten | |
Sieht Landkarte | AN: Landkarte wird angezeigt AUS: Keine Landkarte |
Berichtegruppen | Zur Gruppierung für Berichte |
tags | Zum Filtern und Gruppieren |
Deaktivierungsdatum | Zum Deaktivieren Zum Reaktivieren von deaktivierten Fahrern |
Extradaten
Die wichtigste Einstellung betrifft die Einstellung der Zugewiesenen Fahrer IDs (Fahrer-Anmeldung)
Viele weitere teilweise optionale Einstellungsmöglichkeiten für Fahrer.
Funktion | Details |
|---|---|
Benutzerrechte | Einstellungen über Sichtbarkeit |
App: sieht alle Fahrzeuge | Aktivieren, damit der Fahrer ALLE Fahrzeuge sehen kann Achtung wegen Datenschutz! |
Buchungsfunktionen | Einstellungen zu den Buchungsfunktionen (Reservierungen)
|
Buchung: Fahrzeug-Auswahl | Aktivieren, damit der Fahrer alle Fahrzeuge auswählen kann |
Zeitdaten (optional) | Einstellungen für die Kommen-Gehen Zeiterfassung |
Diäten (optional) | Einstellungen für den Diäten-Bericht |
Sachbezug
| Sachbezugs-Art definieren (siehe System Stammdaten) |
Fahrtenbuch
Einstellungen, damit der Fahrer über die Software Zugriff auf seine Fahrtenbuch-Fahrten erhält.
Funktion |
| Details |
|---|---|---|
Allgemeines | Fahrtenbuch App | Fahrer Zugang aktivieren |
Fahrer Berechtigungen | APP verwenden für Fahreranmeldung | Ein-/Ausschalten der Funktionen für den Fahrer |
Aktuelle App Fahrer Einstellungen | Die Einstellungen sind durch den Fahrer änderbar Änderungen sind im Fahrtenbuch-Modul möglich | |
| Kommentar weiterschreiben |
|
| Privatmodus verwenden anstelle des Privatschalters | überschreibt den Privatschalter |
| Aktueller Fahrtenbuch Privat Status | die aktuelle und jede neue Fahrt wird als Privat markiert |
| Kostenstelle | Verwendung für das Fahrtenbuch |
Zugriff des Fahrers auf die Fahrtenbuch Fahrer Einstellungen (Fahrer Ansicht)
In Fahrtenbuch → Status können Fahrer auf die aktuellen Fahrtenbuch Fahrer Einstellungen zugreifen.
Fahrer können das Fahrzeug auswählen, mit dem sie unterwegs sind und die Standardwerte setzen, die für jede neue Fahrt gelten sollen.
Die Standardwerte können über das Fahrtenbuch-Modul geändert werden.
Benutzerrechte
Die Benutzerrechte können für einzelne Benutzer für verschiedene Funktionen Rechte erweitert oder eingeschränkt werden.
Benutzerrechtegruppen
Am Benutzer die Benutzerrechtegruppe einstellen. Die Verwendung von Benutzerrechtegruppen kann zu komplexen Funktionserweiterungen oder -einschränkungen führen. Alle Änderungen sollten ausgiebig getestet werden.
Wie funktioniert die Zuordung von Fahrernamen zu Identifkationsmedien (RFID-Chips, iButtons)?
Wo sehe ich, welcher Chip zuletzt verwendet wurde?
Bei Zündung AN den Chip über den Leser halten und nach dem manuellen Aktualisieren der Live-Ansicht mit dem Aktualisierungssymbol wird der Chip in der Software angezeigt.
In der Live-Ansicht unterhalb des Fahrzeugnamens steht die neue Chipnummer bzw. der Name des Fahrers (Im Standard werden neue Chips bei der ersten Verwendung als neue Fahrer hinzugefügt).
Wenn hier noch eine Chip-Nummer steht, sollte man den Fahrer umbenennen.
Personen/Fahrer Liste
Im Suchfeld die Chipnummer eingeben und "Bearbeiten"
Fahreranmeldung (Zuordnung Chip zu bestehendem Fahrer)
Fahreranmeldung verwenden, wenn es den neuen Fahrer als Namen schon gibt und nur der Chip zugeordnet werden soll.
Wie werden Fahrer und Fahrer-Chips (automatisch) erstellt?
Fahrer/Personen können auf mehrere Arten angelegt werden:
Manuell durch Hinzufügen in der Software
Über Excel-Upload in der Software
Über Schnittstellen (JSON API oder SAML/LDAP)
Automatisch durch die Fahrererkennung
Automatisch angelegte Fahrer
Bei Verwendung von Fahrererkennung im Fahrzeug werden bei den Standard-Einstellungen (Optionen > Erweitert) automatisch neue Fahrer für iButtons angelegt.
Bei Verwendung von neuen/unbekannten Chips/Fahrerkarten wird die neue UID-Nummer des Chips/Karte als Fahrer in der GPS Fleet Software angelegt und im Fahrtenbuch als Fahrer angezeigt. Es werden alle ID-Chips/Karten, die auf der gleichen RFID Frequenz funktionieren, erkannt.
Weisen Sie Ihre Fahrer daraufhin, dass nur die für den Einsatzzweck vorgesehene Chips/Fahrerkarten zu verwenden sind. Siehe erste Schritte
Der neue automatisch erstellte Fahrer kann entweder einem Fahrer zugeordnet werden ODER gelöscht werden.
Fahreranmeldung bei deaktivierter Option “automatisch neuen Fahrer für iButton anlegen”
Wenn diese Option deaktiviert ist, werden für neue Chips keine neuen Fahrer in der Software angelegt. Neue Chips und neue UID Nummern müssen manuell oder über Schnittstellen in die Software hinzugefügt werden.
Bei Verwendung von neuen unbekannten Chips, die NICHT als Fahrer in der Software angelegt sind, wird für die Fahrt der am Fahrzeug eingestellte Standardfahrer im Fahrtenbuch angezeigt.
Fahrten mit unbekannter oder fehlender Fahrererkennung
Wenn im Fahrtenbuch Fahrten von unbekannten Chip-Nummern oder mit fehlender Fahrererkennung auftauchen, können diese Fahrten nachträglich über das Fahrtenbuch-Modul bearbeitet und einem Fahrer zugewiesen werden.
Alarm bei neuer/unbekannter Fahreranmeldung
Administratoren können bei den Optionen >Allgemeines einen Alarm für “unbenannte Fahrer” aktivieren, um festzustellen, von welchem Fahrzeug neue Fahrer automatisch erstellt wurden.
Unbekannte Fahrer-Codes im Fahrtenbuch ersetzen
Sie können im Fahrtenbuch anstelle der Fahrercodes auch nur “-” darstellen.
Automatisch erstellten Fahrer löschen
Wenn der neue Chip einem bestehende Fahrer zugeordnet wird, dann muss in den meisten Fällen der automatisch angelegte Fahrer (mit dem Chipnamen) gelöscht werden.